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Gestione anagrafica

eSolver prevede una gestione anagrafica sviluppata su due livelli:

  • i dati propriamente anagrafici: ragione sociale, partita IVA, indirizzi, ecc., sono salvati a livello generale e quindi sono a disposizione di tutte le aziende gestite;
  • i dati specifici del rapporto commerciale: classificazione contabile, classificazioni commerciali, condizioni commerciali, ecc. sono definite a livello di singola azienda


Clienti potenziali

In eSolver è  possibile gestire le anagrafiche dei Clienti potenziali (Prospect) con una codifica separata rispetto a quella dei clienti "effettivi", tali anagrafiche possono essere caricate manualmente oppure possono essere agevolmente importate da file.
I preventivi di vendita possono essere intestati anche a clienti potenziali, al momento dell'evasione di tali preventivi su ordini cliente, l'anagrafica del cliente potenziale viene contestualmente trasformata in anagrafica cliente "effettivo".


Dati gestiti

Per ciascuna anagrafica sono gestite le seguenti informazioni:

  • Possibilità di gestire due codici alternativi di ricerca, oltre al codice principale, alla partita IVA e al codice fiscale.
  • Possibilità di gestire fino a 99.999 indirizzi per ciascuna anagrafica.
  • Possibilità di associare a ciascuna anagrafica annotazioni e allegati sotto forma di file in formato office (Word, Excel, PDF, TIF, ecc.).

È possibile prevedere la notifica automatica di queste annotazioni in specifici contesti (es.: evasione ordini, fatturazione, ecc.).

  • Ogni anagrafica è associata ad una classe contabile che oltre a costituire un criterio di classificazione definisce il conto patrimoniale da utilizzare per contabilizzare i documenti del cliente e può definire una griglia di variazione contropartite mediante la quale indirizzare automaticamente la registrazione delle fatture dell'anagrafica verso specifici conti economici.
  • Per i clienti sono inoltre disponibili le seguenti classificazioni: Zona, Categoria, Tipologia commerciale e classe di affidamento.
  • Per i fornitori è inoltre disponibile la classificazione in Categorie e la gestione automatica del blocco dei pagamenti.




Condizioni commerciali
A ciascuna anagrafica possono essere associate più entità denominate "condizioni commerciali", ciascuna delle quali contiene appunto un insieme di informazioni che definiscono le condizioni commerciali applicabili al cliente/fornitore. Quando risulta attiva una sola condizione commerciale essa viene automaticamente applicata al documento, se invece risultano attive più condizioni commerciali l'operatore a decidere quella da applicare.


Dati solleciti
Sia per clienti che per fornitori è possibile specificare delle opzioni relative a solleciti, ma ovviamente due prospettive diverse:

  • per i clienti si tratta dei riferimenti cui indirizzare eventuali solleciti di pagamento;
  • per i fornitori si tratta dei riferimenti cui indirizzare eventuali solleciti di fornitura.


Parametri di emissione
Ad ogni anagrafica è possibile specificare informazioni utili per la gestione dell'emissione dei documenti. In particolare per ciascuna classe di documento è possibile specificare le modalità di emissione, i formati di stampa, il numero di copie e l'eventuale indirizzo e-mail o numero di fax cui inviare il documento stesso.


Annotazioni
Per ogni anagrafica è possibile memorizzare una serie di annotazioni che possono essere automaticamente visualizzate in caricamento di specifici documenti. Le annotazioni possono essere di tipo "Blocco amministrativo": in questo caso, se si non si possiedono i permessi necessari alla forzatura del blocco non è possibile proseguire con il caricamento del documento.


Dati personalizzati
Oltre ai dati sopra elencati l'anagrafica clienti/fornitori può essere arricchita da "dati personalizzati".